e-Defter Nedir ve Avantajları Nelerdir?

e-Defter Nedir ve Avantajları Nelerdir?

Günümüzde internetin hayatımızın değişmez bir öğesi haline gelmesiyle birlikte yasal zorunluluklar da devlet web siteleri ve uygulamaları aracılığıyla elektronik ortamda gerçekleştirilmeye başlandı. Hem kullanım hem de denetim ve düzenleme kolaylığı sağlayan bu sistemler arasında e-Defter oldukça önemli.

e-Defter Nedir?

e-Defter, Vergi Usul Kanunu’na ve/veya Türk Ticaret Kanunu’na göre tutulması zorunlu olan yevmiye defterleri ve defter-i kebir yani büyük defter gibi defterlerde yer alması gereken zorunlu bilgilerin, kağıda basılmaksızın elektronik ortamda beyan edilmesi ve saklanmasıdır. e-Defter beyan, verilen bilgilerin değişmezliği, bütünlüğü, kaynağının doğruluğunun garanti altına alınmasının ve ilgililer nezdinde ispat olarak kullanılabilmesine imkan tanınmasının hedeflendiği hukuki ve teknik düzenlemeleri içerir. e-Defterin avantajlarından yararlanmak isterseniz Dijital Köprü’nün QNB eFinans güvencesiyle sunduğu e-Dönüşüm Hizmetleri’nden e-Defter ürününe başvurarak hemen kullanmaya başlayabilirsiniz. Detaylı Bilgi https://www.qnbfinansbank.com//kobi/dijitalkopru/dijital-kopru-cozumleri/dijital-kopru-e-donusum-cozumleri/e-defter

Kimler e-Defter Uygulamasına Dahil Olmak Zorundadır?

• e-Fatura uygulamasına geçme zorunluluğu bulunan mükellefler
• Türk Ticaret Kanunu’nun 397. Maddesi 4. Fıkrası uyarınca bağımsız denetime tabi olan şirketler
• Bunların dışında ilgili devlet kurumu tarafından yapılan analiz ve incelemeler sonucunda, riskli ya da vergiye uyum düzeyinin düşük olduğu tespit edilen mükellefler ya da mükellef grupları, sektör ve cirodan bağımsız olarak uygulamaya dahil edilebilirler. İlgili mükelleflere yazılı bildirim yapılır ve uygulamaya geçiş süresi için hazırlık yapabilmeleri amacıyla 3 ay süre verilir. Yazılı bildirim yoluyla e-Defter uygulamasına geçmesi istenen mükelleflerin belirtilen süre içerisinde geçiş yapmaları yasal zorunluluktur.
• 2018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu’nda belirtilen idare, kurum ve kuruluşlar ile iktisadi kamu kuruluşlarının e-Defter beyan zorunluluğu yoktur ancak isteğe bağlı olarak geçebilirler.
• Vergi Usul Kanunu’nda belirtilen mükellef ve mükellef grupları dışında kalanlar isteğe bağlı olarak sisteme dahil olabilirler.
• Uygulamaya geçen mükellefler edefter.gov.tr adresinde format ve standardı belirlenen defterleri e-Defter olarak tutmak zorundadırlar.
• Zorunlu olan mükelleflerin, belirtilen tarihler arasında e-Defter uygulamasına geçmemesi durumunda Vergi Usul Kanunu’nda belirtilen cezalar uygulanır.
• Uygulamaya geçen mükellefler geçiş tarihinden sonra defterlerini kağıt formatta tutamazlar.

Hangi Defterler e-Defter Olarak Tutulabilir?

Yevmiye defteri ve defter-i kebir e-Defter olarak tutulabilir.

e-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?

e-Defter uygulaması kapsamında zorunlu ya da isteğe bağlı olarak e-Defter beyan edecek olan mükelleflerin aşağıdaki şartları yerine getirerek edefter.gov.tr adresinde yayımlanan başvuru kılavuzuna uygun olarak e-Defter uygulamasına başvuruda bulunması gerekmektedir. Başvuru koşulları mevzuat.gov.tr sitesinde belirtildiği haliyle aşağıdaki gibidir:

• Gerçek kişi mükelleflerin Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen Nitelikli Elektronik Sertifika (NES) veya bu tebliğ çerçevesinde Mali Mühür temin etmiş olmaları
• Tüzel kişi mükelleflerin bu tebliğ çerçevesinde Mali Mühür temin etmiş olmaları
• e-Defterin tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın, Başkanlıktan uyumluluk onayı almış bir yazılım olması
• Gelir İdaresi Başkanlığı’nın gerek görmesi durumunda başvuru sürecinde diğer belgelere ek olarak farklı belgeler temin edilmesi gerekebilir.

e-Defter Yazılım Uyumluluğu Nedir?

Yasal defterlerini elektronik ortamda tutacak olan gerçek ve tüzel kişilerin, e-Defter beyan, e-Defter saklama ve ibraz süreçlerinde kullanacakları yazılımlara Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından uyumluluk onayı verilmiş olması gerekmektedir.

e-Defter kullanımına uygun olarak yazılım geliştiren üreticilerin ya da kendi yazılımını geliştiren mükelleflerin, geliştirdikleri yazılımı aşağıda belirtilen belgelerle birlikte Gelir İdaresi Başkanlığı’na onaylatmaları gerekmektedir.

• Onay talebine ilişkin yazılı dilekçe
• Yazılımın adı, sürüm numarası gibi ayırt edici özellikleri
• Onayı istenen yazılım ile ilgili olarak aşağıda yer alan bilgileri içeren teknik doküman veya dokümanlar:
  • Kullanılan programlama dili, dosya sistemi, çalıştığı işletim sistemi gibi genel özellikleri
  • İş akış şemaları
• Format ve standartlara uygun olarak ve onaya sunulan yazılım tarafından oluşturulan elektronik imzalı veya mali mühürlü elektronik defter örnekleri
• Gerek duyulması halinde onaylanması istenen yazılımın kuruluma hazır bir örneği

e-Defter ile İş Akışı Nasıl Gerçekleştirilir?

Yayınlanan tebliğe uygun olarak belirtilen standartlara göre oluşturulan dosyaların e-Defter olarak kabul edilebilmesi için mali mühür ile mühürlenmeleri ya da güvenli imza ile imzalanmaları ve e-Defter uygulaması aracılığıyla beratlarının alınması gerekir.

edefter.gov.tr’de belirtildiği şekliyle işlemler aşağıdaki şekilde gerçekleştirilir:

• Dosyalar belirlenen standartlar doğrultusunda hazırlanır.
• İlgili dosya ‘defter’ şema yapısında öngörülen alana yerleştirilir.
• Oluşturulan ‘defter’ dosyası mali mühürle mühürlenir ya da güvenli imza ile imzalanır.
• Mühürlenen ya da imzalanan ‘defter’ dosyasının gerekli bilgileri alınarak ‘berat’ dosyası oluşturulur.
• Berat dosyası mühürlenir ya da imzalanır.
• Mühürlü ya da imzalı berat dosyası paketlenir.
• Hazırlanan paket edefter.gov.tr adresinde bulunan e-Defter Uygulamasına giriş yapılarak yüklenir ya da web servis aracılığıyla gönderilir.

e-Defter Beyan Dönemleri

Sisteme dahil olan gerçek ya da tüzel kişilerin belirtilen tarihler dahilinde periyodik olarak edefter.gov.tr adresindeki formatlara uygun şekilde e-Defter beyan etmeleri gerekmektedir. https://uyg.edefter.gov.tr/edefter/ adresinden beyanlarınızı yapabilirsiniz.

Defter ve berat dosyalarını oluşturma, NES veya Mali Mühürle imzalama/onaylama ve GİB onaylı berat dosyalarını alma süreleri aşağıdaki tabloda belirtilmiştir:

e-Defter Avantajları Nelerdir?

• e-Defter uygulamasıyla kağıt ortamda defter tutarak harcanan zamandan tasarruf etmiş olursunuz. 
• Elektronik ortamda tutulan defterlerde oluşabilecek hataları düzeltmek, kağıt defterden çok daha kolaydır. Böylece hem zamandan hem de personelden tasarruf edilebilir.
• Her dönem için ödenen onay ve basım ücretleri e-Defter uygulaması ile kaldırılmıştır. Noterde defter onaylatma ve bastırma maliyeti ortadan kalkmıştır.
• Defter basımı, onayı ve e-Defter saklama işlemleri maliyetinin yanı sıra e-Defter saklama için ayıracağınız yerden de tasarruf etmiş olursunuz.
• Vergi Usul Kanunu’na göre defterlerin saklanma süresi 5 yıl, Türk Ticaret Kanunu’na göre 10 yıldır. Kağıda basılı olan defterlerin saklanması için hem zaman harcanması hem de yer ayrılması gibi sıkıntılar ortadan kalkmıştır. 
• e-Defter uygulaması ile defterlerinizi elektronik ortamda güvenle saklayabilir, ihtiyaç anında arşivdeki belgelerinize kolaylıkla ulaşabilirsiniz.
• Uluslararası formatta hazırlanan belgeler olmalarından dolayı, uluslararası alanda çalışan şirketler için büyük avantaj sağlar.

QNB Finansbank A.Ş., bu blogda yayımlanan içeriklerde verilen bilgilerin doğru veya eksiksiz olduğuna ilişkin olarak herhangi bir taahhüt ya da garanti vermemektedir. QNB Finansbank A.Ş. ne şekilde olursa olsun bu bilgilerin içeriğinden, iletilmesinden, alınmasından, saklanmasından sorumlu değildir. Blogda yer verilen içeriklerde iletilen görüşler içerik sahibine ait olup, QNB Finansbank A.Ş.'nin görüşlerini içermeyebilir.

Kaynak:
https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=15570&MevzuatTur=9&MevzuatTertip=5
https://www.edefter.gov.tr/sss.html
https://www.ismmmo.org.tr/dosya/2173/Mevzuat-Dosya/15012021-gib-duyurusu.pdf
https://www.edefter.gov.tr/edeftermevzuat.html